ElbAssist für Hausverwaltungen

Viele Anliegen. Trotzdem den Überblick behalten.

Der digitale Assistent nimmt Anrufe entgegen, erfasst Mieter- und Eigentümeranliegen, nimmt Schadensmeldungen strukturiert auf und organisiert Rückrufe oder Termine – damit Ihr Team nicht bei jedem Telefonat die laufende Arbeit unterbrechen muss.

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  • 24/7 Anrufannahme
  • Nur eine Rufumleitung nötig
  • Persönlich eingerichtet
KommunikationseingangHeute
Assistent aktiv
12Anliegen
3Schäden
4Rückrufe
  • 09:14 · MieterSchadensmeldung
    erfasst
  • 09:17 · EigentümerRückrufwunsch
    zugeordnet
  • 09:19 · BewohnerTerminabstimmung
    vorbereitet

Das Problem

Nicht jeder Anruf ist gleich wichtig. Aber jeder unterbricht.

  1. Eine Mieterin meldet einen Schaden.
  2. Ein Eigentümer bittet um Rückruf.
  3. Frage zur Terminabstimmung.
  4. Der nächste Anruf.
Und die eigentliche Verwaltungsarbeit?

Sie wartet währenddessen.

Beispielhafter Ablauf

So kann eine Schadensmeldung klingen.

Gesprächsausschnitt anhörenDie echte Audiodatei wird noch ergänzt.

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Verwaltungsalltag

Ein typischer Tag in der Verwaltung – und wie der digitale Assistent entlastet.

08:11 Uhr

Schadensmeldung

Mieter meldet ein Problem. → Benötigte Informationen werden strukturiert aufgenommen.

10:27 Uhr

Eigentümerrückruf

Eigentümer bittet um Rückruf. → Rückrufgrund und Kontaktdaten liegen vor.

12:46 Uhr

Terminfrage

Bewohner möchte einen Handwerkertermin abstimmen. → Termin- oder Rückrufwunsch wird vorbereitet.

15:18 Uhr

Standardfrage

Organisatorische Frage geht ein. → Hinterlegte Informationen können direkt genutzt werden.

18:32 Uhr

Nach Büroschluss

Das Büro ist geschlossen. → Das Anliegen wird trotzdem aufgenommen.

Fünf Anliegen. Ein strukturierter Eingang.

Funktionen

Was der digitale Assistent übernehmen kann.

Anliegen strukturiert aufnehmen

Der digitale Assistent fragt die Informationen ab, die Ihr Team für die weitere Bearbeitung benötigt.

  • Name
  • Adresse oder Einheit
  • Kontaktdaten
  • Anliegen
  • Gewünschter Rückruf
  • Individuell definierte Informationen

Schadensmeldungen strukturiert erfassen

Je nach eingerichtetem Ablauf werden vorher festgelegte Angaben aufgenommen.

  • Betroffene Wohnung oder Einheit
  • Art des Problems
  • Beginn des Problems
  • Rückrufmöglichkeit
  • Weitere definierte Angaben

Rückrufe und Termine koordinieren

Wenn passende Kalender und Abläufe eingerichtet sind, wird der nächste Schritt geordnet vorbereitet.

  • Rückrufe vorbereiten
  • Zeitfenster abstimmen
  • Termine koordinieren

Wiederkehrende Fragen beantworten

Antworten erfolgen auf Basis der hinterlegten und freigegebenen Informationen.

  • Erreichbarkeit
  • Zuständigkeiten
  • Bürozeiten
  • Organisatorische Abläufe
  • Häufige Fragen

Entlastung statt Ersatz

Weniger Unterbrechungen. Mehr Zeit für die eigentliche Sachbearbeitung.

Persönliche Bearbeitung

  • fachliche Entscheidungen
  • individuelle Fälle
  • Eigentümerkommunikation
  • Abstimmung mit Dienstleistern
  • komplexe Vorgänge

Digitale Entlastung

  • erster Telefonkontakt
  • Anliegen erfassen
  • wiederkehrende Fragen
  • Rückrufe und Termine vorbereiten
  • Zusammenfassungen
  • E-Mail-Entwürfe

Der digitale Assistent unterstützt Ihr Team bei wiederkehrender Kommunikation – die fachliche Bearbeitung bleibt bei den zuständigen Menschen.

In wenigen Schritten einsatzbereit.

  1. 01

    Persönlich abstimmen

    Wir legen gemeinsam fest, wie der Assistent sich meldet, was er fragt und welche Abläufe er übernimmt.

  2. 02

    Rufumleitung aktivieren

    Einmalig eingerichtet – in wenigen Minuten.

    Ihre Rufnummer bleibt bestehen. Keine neue Telefonanlage nötig.

  3. 03

    Anrufe übernehmen lassen

    Ab dann übernimmt der digitale Assistent die gewünschten Anrufe nach dem vereinbarten Ablauf. Änderungen passen wir gemeinsam mit Ihnen an.

Warum ElbAssist?

Technik ist die Basis. Persönliche Betreuung macht den Unterschied.

Sie erhalten nicht nur eine Software, sondern persönliche Unterstützung bei Einrichtung, Anpassung und im laufenden Einsatz.

Persönlich eingerichtet

Wir stimmen den digitalen Assistenten auf Ihre Branche, Ihre Abläufe und Anforderungen ab.

Persönlicher Ansprechpartner

Sie erhalten einen direkten Ansprechpartner statt eines anonymen Ticketsystems.

Laufend anpassbar

Ändern sich Öffnungszeiten, Abläufe, Fragen oder Anforderungen, passen wir den digitalen Assistenten gemeinsam mit Ihnen an.

Dauerhaft begleitet

Unsere Betreuung endet nicht nach der Einrichtung. Wir unterstützen Sie auch im laufenden Einsatz.

Sicherheit & Datenschutz

Professionell erreichbar. Sicher verarbeitet.

  • DSGVO-konforme technische Basis
  • Transparenter KI-Hinweis zu Gesprächsbeginn
  • Standardmäßig keine Audioaufzeichnung
  • Verarbeitung in Deutschland / Europa
Sicherheit ansehen

Preise

Ihr digitaler Telefonassistent – ab 109 € im Monat

Klare Pakete für unterschiedliche Anrufvolumen.

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Häufige Fragen

Für Hausverwaltungen kurz erklärt.

Bereit für den nächsten Anruf

Weniger Telefonchaos. Mehr Zeit für echte Verwaltungsarbeit.

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